NUUKSIO MTB RY:N TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖT JA REKISTERISELOSTEET

3.10.2021

   

Tietosuojakäytänteitä 

Henkilötietoja sisältävät paperiset dokumentit

Henkilötietoja sisältäviä paperisia dokumentteja, kuten laskuja, säilytetään huolellisesti. Laskuja käsittelevät vain jaostojen ja tapahtumien vastuuhenkilöt, hallituksen jäsenet sekä taloudenhoitaja. Kun dokumentteja ei enää tarvita, niin ne tuhotaan asianmukaisesti. Kirjanpitoaineistot tuhotaan asianmukaisesti lainmukaisten säilytysaikojen päätyttyä.

Vaitiolovelvollisuus

Yhdistyksen hallituksen jäsenet ja muut vastuuhenkilöt ovat vaitiolovelvollisia käsiteltävistä henkilötiedoista.

Sähköpostien piilokopiot

Kun yhdistyksen vastuuhenkilöt lähettävät infosähköposteja ryhmille, joiden jäsenet eivät tunne toisiaan, niin viestit lähetetään piilokopioina – näin vastaanottajat eivät näe toistensa sähköpostiosoitteita.

   

Rekisteriselosteet

Rekisterinpitäjä

Nuuksio MTB ry

Yhteyshenkilö

Pasi Tenkanen, pasi piste tenkanen ät swinghill piste fi, 041 533 7399

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Osaa sähköisistä rekisteritiedoista säilytetään Googlen palvelussa. Google toimii näissä tapauksissa rekisteritietojen käsittelijänä. Google voi tallettaa tietoja EU:n ulkopuoliseen datakeskukseen. Google on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on lainsäädännön mukaiset oikeudet saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa ja oikaista tietonsa, vaatia henkilötietojensa poistamista, rajoittaa ja vastustaa tietojensa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Päivitykset rekisteriselosteissa

Tätä rekisteriselostetta päivitetään tarvittaessa. Mahdollinen uusi versio julkaistaan nettisivuilla välittömästi.

Rekisteri 1: Nuuksio MTB:n jäsenet ja jäsenrekisteri 

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin avulla ylläpidetään yhdistyksen jäsenyyteen liittyviä lakisääteisiä ja muita tarpeellisia tietoja. Tietojen avulla hoidetaan jäsenasioita, tiedotusta, laskutusta ja seuratuotteiden jakamista. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Rekisteri on sähköinen.

Käsiteltävät tiedot

  • henkilötiedot
  • ○  yhdistyslain vaatima täydellinen nimi
  • ○  syntymävuosi, sukupuoli, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • ●  jäsenyyteen liittyvät tiedot
    • ○  jäsennumero, jäsenlaji, jäsenyyden alkamisajankohta ja vuosittainen jäsenmaksumerkintä
    • ○  yhdistyksen sähköpostilistan jäsenyys
  • ●  mahdolliset muut tiedot

○ hankitut seuratuotteet ja yhteistilaukset sekä niiden maksumerkinnät

Rekisterin tietojen alkuperä

Tiedot saadaan jäseniksi liittyviltä itseltään nettisivujen liittymislomakkeella. Tietoja voi päivittää nettisivujen muutoslomakkeella tai olemalla yhteydessä yhdistyksen jäsensihteeriin. Jäsenmaksutiedot päivittyvät rekisteriin automaattisesti tilisiirtoja ja tapahtumien korttimaksuja lukuun ottamatta.

Henkilötietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Rekisterin suojaus

Sähköisen rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.

Tietojen käsittelijät

Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi, jäsentilanteen seuraamiseksi ja jäsenmaksutilanteen päivittämiseksi.

Tietojen säilytysaika

Jäsenmaksunsa maksamattomien ja eronneiden jäsenten tiedot poistetaan rekisteristä seuraavan vuoden tammikuun alussa.

Yhteydenotot

Jäsenellä on oikeus tarkastaa rekisterissä hänestä olevat tiedot ottamalla yhteyttä seuran rekisteriasioista vastaavaan henkilöön. 

Rekisteri 2: tapahtumiin ilmoittautuminen 

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa ilmoittautuminen Nuuksio MTB:n tapahtumiin ja toimintoihin sekä niiden järjestäminen hallitusti ja turvallisesti..

Käsiteltävät tiedot

Tapahtumia varten kerätään yleensä vähintään seuraavat tiedot: 

  • nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Tapahtuman luonteen vaatiessa voidaan kerätä myös seuraavia tietoja:

  • ●  osoite, syntymäaika ja sukupuoli sekä alle 18-vuotiaiden osalta huoltajan tiedot
  • ●  organisaatio, joukkue ja Nuuksio MTB:n jäsenyys
  • ●  ruokavalio, kokemus kyseisestä toiminnasta, mahdolliset ko. tapahtuman turvallisuuteen vaikuttavat
    terveysseikat ja lähiomaisen yhteystiedot
  • ●  ko. tapahtuman maksutiedot sekä kilpailujen osalta sarjat ja sijoittumiset
  • ●  muut osallistujien itse antamat tiedot

  • Rekisterin tietojen alkuperä
    Tiedot saadaan henkilöiltä itseltään pääasiassa sähköisten lomakkeiden kautta. Maksutiedot päivitetään rekisteriin joko automaattisesti tai manuaalisesti. Kilpailuiden tulostiedot päivitetään sijoitusten perusteella.

  • Henkilötietojen luovuttaminen
    Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

  • Rekisterin suojaus
    Tiedot talletetaan pääasiassa sähköisesti yhdistyksen tietojärjestelmään. Sähköisen rekisterin käyttäminen vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan. Paperiset ilmoittautumislomakkeet ovat vain järjestäjien käytössä.

  • Tietojen käsittelijät
    Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joille se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi sekä tapahtumien ilmoittautumis-, osallistumis-, maksu- ja tulostietojen tarkastamiseksi.

  • Tietojen säilytysaika
    Retkien, kurssien ja vastaavien osalta tiedot poistetaan, kun ne eivät enää ole tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellisia. Kilpailuiden tulostiedot julkaistaan nettisivuilla pysyvästi.

  • Yhteydenodot

   

Ilmoittautuneilla on oikeus tarkastaa rekisterissä hänestä olevat tiedot ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön.

   

Rekisteri 4: yhteistyökumppanit ja sidosryhmät 

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterissä säilytetään Nuuksio MTB:n tarkoituksen ja pyöräilyn edistämisen kannalta keskeisten vaikuttajien, yhteistyökumppaneiden ja median edustajien tietoja. Käsittelyperusteena on yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi rekisteröidyn asema julkisyhteisöissä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa.

Käsiteltävät tiedot

Yhdistys käsittelee seuraavia yhteistyökumppaneiden, vaikuttajien ja median edustajien tietoja:

  • nimi
  • ●  työsähköpostiosoite ja työpuhelinnumero
  • ●  taustaorganisaatio ja tehtävänimike

  • Rekisterin tietojen alkuperä
    Henkilötietoja kerätään julkisilta verkkosivuilta tai muista julkisista lähteistä.

  • Henkilötietojen luovuttaminen
    Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

  • Rekisterin suojaus
    Tiedot on talletettu yhdistyksen sähköiseen tietojärjestelmään. Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.

  • Tietojen käsittelijät
    Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joille se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi sekä kyseisten tietojen hyödyntämiseksi yhdistyksen toiminnassa.

  • Tietojen säilytysaika
    Tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröidyn asema on merkityksellinen yhdistyksen toiminnan kannalta.

  • Tietojen tarkastusoikeus
    Ilmoittautuneilla on oikeus tarkastaa rekisterissä hänestä olevat tiedot ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön.

   

   

Rekisteri 5: vapaaehtoiset 

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterissä säilytetään poliisin vaatimia tietoja yhdistyksen säännöllisesti järjestettävien isojen tapahtumien keskeisistä järjestäjistä eli järjestyksenvalvojista ja liikenteenohjaajista.

Käsiteltävät tiedot

  • ●  nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • ●  poliisin liikenteenohjaajien ja järjestyksenvalvojien rekisteröintiin vaatima henkilötunnus
  • ●  poliisin järjestyksenvalvojien rekisteröintiin vaatima järjestyksenvalvojakortin numero

  • Rekisterin tietojen alkuperä
    Tiedot on saatu henkilöiltä itseltään.

  • Henkilötietojen luovuttaminen
    Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

  • Rekisterin suojaus
    Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.

  • Tietojen käsittelijät
    Rekisterin käyttöoikeus on yhdistyksen hallituksen jäsenillä ja toiminnanjohtajalla.

  • Tietojen säilytysaika
    Tiedot ovat rekisterissä enintään vuoden ajan eli seuraavan ison tapahtumakokonaisuuden järjestämiseen asti. Jos henkilö ei ole mukana seuraavan tapahtuman järjestelyissä, niin tiedot poistetaan rekisteristä.

  • Tietojen tarkastusoikeus ja yhteydenotot
    Jäsenellä on oikeus tarkastaa rekisterissä hänestä olevat tiedot ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön.

   

Rekisteri 6: työntekijät 

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on yhdistyksen työntekijöiden henkilö- ja työsuhdetietojen hallinta yhdistyksen oikeuksien ja velvoitteiden hoitamiseksi työnantajana. Tietojen käsittely perustuu lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttämiseen sekä työsopimuksen täytäntöönpanoon.

Käsiteltävät tiedot

  • ●  nimi ja henkilötunnus
  • ●  puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite
  • ●  työsuhteen alkamisaika, työsuhteen muoto ja tehtävänimike
  • ●  palkkatiedot ja maksetut kulukorvaukset
  • ●  tilinumero
  • ●  ammattiliiton jäsenyystiedot
  • ●  sairauspoissaolotiedot
  • ●  lähiomaisen nimi ja yhteystiedot

  • Rekisterin tietojen alkuperä
    Tiedot on saatu henkilöiltä itseltään.

  • Tietojen säilytysaika
    Tiedot säilytetään työsuhteen ajan ja sen jälkeen tarvittavilta osin työsopimuslain edellyttämän ajan. Työtodistuksen antamista varten tarvittavat tiedot säilytetään kymmenen vuotta työsuhteen päättymisestä. Muut kuin lainsäädännön perusteella säilytettävät tiedot poistetaan työsuhteen päätyttyä.

  • Henkilötietojen luovuttaminen
    Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille veroviranomaisille, Kelalle, eläkevakuutusyhtiöille sekä työterveyshuoltopalveluita tarjoaville tahoille lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa. Yhdistys voi siirtää tietoja palkanlaskentapalveluita ja tilintarkastuspalveluita tarjoaville tahoille tai muille palveluntarjoajille henkilötietojen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi.

  • Rekisterin suojaus
    Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.

  • Tietojen käsittelijät
    Rekisterin käyttöoikeus on yhdistyksen hallituksen jäsenillä, palkkoja maksavalla taholla ja mahdollisella toiminnanjohtajalla.

  • Tietojen tarkastusoikeus
    Työntekijällä on oikeus tarkastaa rekisterissä hänestä olevat tiedot ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön.

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on NUUKSIO MTB ry ja sen kotipaikka on Espoo

 

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on edistää maastopyöräily Nuuksiossa sekä järjestään kilpailuja maastopyöräilyn eri lajeissa.

 

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys:

- järjestää harjoitus- ja valmennustilaisuuksia

- antaa tietopuolista opetusta

- toimeenpanee kilpailuja, näytöksiä, kursseja ja juhlia

- hankkii tarvittavia välineitä yhdistyksen käyttöön

- ylläpitää omia sosiaalisen median sivuja

- vaikuttaa kotipaikkakunnallaan liikunta- ja liikuntapaikkasuunnitteluun

- järjestää yhdistyksen tarkoitukseen liittyviä matkoja jäsenilleen

- osallistuu mahdollisuuksien mukaan jäsentensä välittömiin kilpailukustannuksiin.

 

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi, hankittuaan tarvittaessa asianomaisen luvan, toimeenpanna rahankeräyksiä ja arpajaisia, omistaa toimintansa kannalta tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta, myydä mainostilaa ja solmia sponsorisopimuksia, harjoittaa anniskelutoimintaa järjestämiensä tilaisuuksien yhteydessä sekä tehdä pienimuotoista talkootyötä.

 

3. Jäsenet

Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen. Varsinaiset jäsenet hyväksyy hallitus, jonka jälkeen jäsen maksaa liittymis- ja vuosimaksun. Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.

 

Hallitus voi omalla harkinnallaan enemmistön päätöksellä erottaa jäsenen. Sääntöjen rikkominen johtaa jäsenen erottamiseen.

 

4. Liittymis- ja jäsenmaksu

Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.

 

5. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 2-8 muuta varsinaista jäsentä. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. 

 

6. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kukin yksin.

 

7. Tilikausi 

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

 

8. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta. Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-toukokuussa. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Vuosikokouksessa päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille, valitaan puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet sekä valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa.

 

9. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille sähköpostilla tai muulla sähköisellä viestintävälineellä.

 

10. Vuosikokous

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus

2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto

6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille

7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet

8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet

9. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa

10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

 

11. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.

Go to top